Как собственнику победить рутину, скоординировать топ-менеджеров и выйти из операционного управления

SWOT-анализ и глубинное интервью. В компании с оборотом, хотя бы из полмиллиарда, они уже не работают - топ-менеджеры не участвуют в общественных мероприятиях. Решение - использовать не голые инструменты, а комплексный подход. Это немного сложнее, но в разы эффективнее. Рассказываю, как работает стратегическая сессия в бизнес-результатах и последующем трекингом и кому это пригодится.

Почему собственник оказывается в рутине

Это 1-15 млрд рублей в год. Компания не имеет, неважно, развивается компания или стагнирует. Собственник уже не успевает за всем. Это пограничное состояние, нужно строить систему, которая работает сама. «Грести весла».

Самое популярное и популярное решение на этом этапе - нанять топ-менеджеров. В бизнесе появляются люди, которые выросли вне компании. Они не понимают, что должны принимать решения. Топы идут каждый в свою сторону, доказывают свою «крутость». Как следствие, хаос и потеря эффективности.

Цепочка коммуникационных итераций для согласованных действий становится слишком длинной. Решения принимаются долго. Собственнику приходится участвовать в интеграции решений, взаимодействовать между отделами. И он погружается в тушение пожаров. Но главная проблема не на поверхности - собственнику начинает нравиться рутина. Вот что получается:

  • Рутина  - много нудных, но привычных и понятных дел. Микро-менеджмент, амплуа судьи между топами. Задачи копятся, но собственник может их решить. Есть позитивное подкрепление.
  • Стратегия и глобальное управление  - непонятно, получится ли. Задачи новые, очень много неизвестных данных. Нет времени, чтобы спокойно всё взвесить и проанализировать. Придётся тратить деньги без гарантии роста или выручки.

Собственник выбирает привычную и понятную рутину. Это проблема - компания прекращает рост, постепенно переходя в стагнацию. Выбраться из порочного круга можно только волевым усилием.

70% своего рабочего времени на пожилых людей, еще 15-25% - на официальных контрактах и переговорах. На стратегию и глобальное планирование приходится от 0 до 5% времени.

Решение проблемы

Привычные инструменты для глобального планирования работают не всегда. SWOT-анализ, бостонские матрицы и прочее это отлично, но есть три проблемы:

  • Заниматься этим самостоятельно  Исследовательская компания не имеет ничего общего с рынком и конкретным бизнесом;
  • Нет вовлеченности команды -  стратегии, составляются без привлечения топов, не решаются проблемы с коммуникациями и интеграциями. Голова что-то придумала, руки же всё равно будут делать по-своему;
  • Нет комплекса решений -  один инструмент предполагает экономический анализ, другой маркетинговый. В конце концов, у собственника есть несколько докладов по исследованию рынка, несколько интервью с этими словами, миссия компании и непонимание.

Нужно не с помощью инструментов, а с помощью комплексного подхода. Попробуйте провести в компании стратегическую сессию, а затем внедрить систему трекинга для отслеживания достижений.

Что такое стратегическая сессия

Если вы решительно настроены, то стратегическая сессия выглядит так, как будто вы выбираете два дня, встречаетесь с командой, собственник и топ-менеджеры, и вместе создаете стратегию развития компании. Результат - гибкая дорожная карта с задачами, ответственными за их выполнение, согласованными сроками и необходимыми ресурсами. Нужно учитывать сразу несколько моментов.

Погружение в процесс Стратегическая сессию невозможно провести. Мы работаем над стратегией на 8-10 часов в день. Или сдаем помещение в бизнес-центре.

Полная вовлеченность команды топов Не путайте стратегическую сессию с глубинными интервью. Используется множество инструментов аналитики и планирования.

Это должно повысить мотивацию топов - хороший менеджер всегда гордится тем, что он привлекает к глобальному планированию, управлению компанией на уровне партнера.

Абстрагирование от роли главного Задача собственника - разрабатывать стратегию вместе с топами, а не руководить ими. Команда должна занимать должность наблюдателя. Это инструмент оценки персоналий.

Фиксация и согласование всех идей На стратегической сессии участники обычно выполняют 8-10 упражнений, анализируют ситуацию в компании, создают модели развития, генерируют идеи и защищают их. Нужно всё записать, отдельно прописать те пункты. Сверстать всё в едином отчёте и сделать по нему дорожную карту.

Компания создала команду. Соответственно, идеи реальны, возможности реализации у бизнеса есть. Появляется и мотивация, некий «запал».

После стратегической сессии не нужно интегрировать решения в команду - ведь они сами участвуют в разработке и на месте договариваются о реализации.

Этапы стратегической сессии

Условно всю сессию можно разделить на три этапа. Причём двухдневная встреча - лишь один из них.

Подготовка

Нужно проанализировать текущее состояние компании по всем показателям. Обычно мы тратим на это 2-5 дней (если требуется крупный бизнес, или нужно проводить маркетинговое исследование, то процесс может занять несколько недель и даже месяцев). Нужно понять, как развивается бизнес. Посмотреть выручку, прибыль, географию, продуктыую матрицу. Всё это в динамике, хотя бы за последние пять лет. Плюс разобраться в позициях конкурентов и рынка.

Процесс подготовки отличается в зависимости от компании. Интервью на нескольких часах.  Если вам нужно крупное или большое участие в маркетинге, нужно провести исследование - отправить аналитику в финансовую службу и вытащить оттуда все цифры.

Всегда любопытно сравнить данные аналитики и результаты разговоров с руководителями - порой информации искажается. Полезно сопоставить данные из маркетинговой службы и финансовой. 

Сама встреча

Местные и гипотезы по развитию. Универсально это выглядит так:

  • Целевая конференция, установки и пожелания;
  • Диагностические задания, аналитика;
  • Структурирование проблемного поля, дискуссии;
  • Реинжиниринг и проектирование целевого состояния, «мозговые штурмы»;
  • Оценка ресурсов и компетенций;
  • Разработка дорожной карты;
  • Обратная связь, рефлексия.

Пост-сопровождение

После сессии нужно создать условные «трекинг» - разделить всю дорожную карту на задачи, распределить их в CRM (или ином электронном постановлении задач), назначить ответственных и сроки.

Стратегия развития должна быть гибкой. если ситуация меняется иначе - работаем так ». Сделать стратегию жесткой - популярная причина провала. Дело в том, что сейчас большая часть рынков находится в турбулентном состоянии. Нет смысла создавать стратегию на 3-5 лет, лучше делать дорожную карту на год.

Например, у нас есть пост-сопровождение рождения клиентов в течение нескольких месяцев, мы корректируем карту и следуем, чтобы стратегия не превратилась в микроменеджмент.

Эффективный график (период) проведения стратегических сессий в компании - 2 раза в год.

Почему нужен модератор со стороны

Препараты проводят стратегическую сессию внутренних ресурсов нет. В конце концов, нужно что-то новое. Вот почему:

  • Коммуникационный взрыв. Именно на таких встречах вскрываются нарывы и проблемные места между топами. Если люди будут выходить из моделей «руководитель-подчиненный». В начале через два-три часа после начала все началось.
  • Процесс не по сценарию. Смысл стратсессии это уход из рутины. План встречи, важнее здравый смысл. Профессиональный модератор на лету генерирует следующие ходы в сессии и отталкивается от происходящего, а не от прописанного алгоритма.
  • Идея защищает идеи и саму концепцию бизнеса собственника, работают вместе.
  • Пока модератор ведет сессию, руководитель оценивает команду и выступает наблюдателем.

Внешний модератор «продаёт» идея противостоять их действиям. У них есть шанс открыть собственные идеи для развития компании. Руководствуясь тем, что договариваются обо всех процессах.

Как избегать модератора-дилетанта или вредителя

Если вы решили сделать стратегическую экспертизу. Самый простой способ - сделать демо-встречу. Попросить его провести отрывок встречи.

Обращайте внимание на два момента:

  • Квалификация - как он ведет встречу, какие вопросы задает, как строит процесс;
  • Коммуникация - комфортно, вам нужно общаться именно с этим человеком, нет ли отторжения.

Выбирайте модератора под вашу задачу:

  • Разработка стратегии с учетом потребностей человека, который занимается экономическим анализом и планированием, проверяет академический подход к делу;
  • Мотивация для команд, рывок - проверяйте психологические и коммуникативные компетенции;
  • Поиск специалистов по новым рынкам, специалистам по предметным знаниям в вашей сфере.

Есть еще три способа убедиться в компетенциях:

  • Найти клиентов, прошедших сессию модератора - проверить, какие результаты достигла компания за полгода после сессии;
  • Посмотрите на отзывы. Если он действительно записал ролик, значит, он действительно благодарен модератору;
  • Изучите контент, который делает модератор - выступают на конференциях, есть публикации в профильных СМИ.

Выбирайте модератора под вашу задачу и проверяйте, как он занимается подготовкой, есть ли пост-сопровождение — ведь сама встреча лишь часть большого процесса.