Оптимизация численности через оптимизацию деятельности

Приступая к оптимизации численности персонала, занятого той или иной деятельностью, и исследуя трудозатраты на эту деятельность, мы предлагаем в первую очередь выяснить, правильно ли она организована. Тема определения необходимой и достаточной численности персонала всегда вызывает интерес не только руководителей служб персонала, но и других топ-менеджеров, вплоть до генеральных директоров и собственников компаний. Актуальность вопроса усиливается также за счет того, что персонал – актив специфический, его численность затруднительно регулировать на ежедневной основе, наняв вчера и уволив послезавтра.

 

Интересы работника защищает трудовое законодательство, от хаотических кадровых решений страдает репутация работодателя, не говоря уже о моральных аспектах. Поэтому руководители компаний должны уметь планировать и контролировать численность не только в кризисные времена, но и в относительно благополучные.

 

Как это принято делать

Со времен Ф.У.Тэйлора в подходе к определению оптимальной численности мало что изменилось – для определения численности исследуется деятельность, которой занимаются сотрудники и рассчитываются нормы времени (трудозатраты) на эту деятельность. Арсенал подобных методов на сегодняшний день достаточно широк – хронометраж, фотографии рабочего времени, мгновенное наблюдение, готовые справочники нормативов времени и т.д. Все эти методы позволяют с разной степенью точности исследовать трудозатраты. Однако большинство методов измерения трудозатрат исследуют ситуацию «как есть». Это приводит к закреплению норм численности без привязки к оптимальной организации деятельности. В то же время, исходя из нашего опыта, трудоемкие процессы, выполняемые в нескольких структурных подразделениях, нередко имеют потенциал к улучшению и оптимизации.

 

Альтернативный подход

Анализ деятельности и построение модели «как будет» Распространенным способом оптимизации деятельности структурных подразделений является функциональный анализ. На первом этапе анализа осуществляется непосредственно сбор детальной информации о выполняемых функциях, их распределению между подразделениями и сотрудниками. На этом же этапе целесообразно оценить трудозатраты на выполнение функций, а также определить, какие факторы (параметры) влияют на их трудоемкость. Обязательным условием является выяснение цели (продукта), для получения которого выполняется функция, его количественной оценки (КПЭ) и потребителя. На основе анализа выявляются следующие группы функций: Дублирующиеся Нехарактерные С избыточными трудозатратами Невостребованные Функции, по которым не выявлено замечаний По результатам анализа формируются матрицы перехода функций, в которых отражается оценочная трудоемкость функции «как есть», планируемые изменения функции (сохранение, удаление, передача в другое подразделение, объединение с другой функцией), трудоемкость функции «как будет». Сравнив трудоемкость «как есть» и «как будет» можно оценить экономию трудозатрат, полученную вследствие оптимизации функций. Выявление параметров, влияющих на трудозатраты в целевой модели Следующим шагом будет изучение «драйверов» - параметров, влияющих на трудоемкость функции. Методика расчета включает в себя 3 шага:

Шаг 1. Определение перечня параметров, существенно влияющих на трудозатраты бизнес-процесса (например, количество входящих документов, периодичность поступления информации, сложность выполняемой работы и т.р.).

Шаг 2. Описание логической и математической взаимосвязи между параметрами бизнес-процесса и трудозатратами.

Шаг 3. Расчет трудозатрат на выполнение функции. Расчет оптимальной численности персонала Вот теперь можно приступать к определению численности персонала, необходимой для выполнения функций в рамках целевой модели. Как правило, суть расчетов сводится к сопоставлению фонда рабочего времени структурного подразделения и суммарной трудоемкости функций. При расчетах могут применяться различные поправочные коэффициенты (например, коэффициент потерь рабочего времени, коэффициент на отдых, интенсивности и т.п.). Если есть такая необходимость, то можно рассчитать численность структурного подразделения в разделе должностей – для этого на этапе сбора информации о выполняемых функциях необходимо оценить их сложность и требования к квалификации исполнителей.

 

Преимущества данного подхода

Описанный нами подход имеет ряд преимуществ: Не тратятся ресурсы на подробное исследование текущей ситуации, нормы разрабатываются сразу для модели «как должно быть». При проектировании «как должно быть» - можно использовать «лучшие практики» организации работы в собственной компании или в других организациях. Организация получает инструмент планирования численности, возможность рассчитывать изменение потребности в персонале в зависимости от изменения параметров рынка: например, частоты заказов или количества. Но в любом случае, не важно идете вы от целевого процесса или от текущей ситуации, вы должны отдавать себе отчет, что пересмотр модели организации работ и драйверов численности это непрерывный процесс, а не единоразовая процедура. Таким образом, реальные эффекты Компания получает лишь тогда, когда работа по орагнизации и нормированию труда поставлена на постоянной основе и имеет своего владельца (специалист или подразделение).

 

Авторы: Кирилл Дятко, Руководитель проектов, dyatko@costov.net и Константин Федоров, Управляющий партнер, fedorov@costov.net

 

Источник: knfedorv.ru

Write a comment

Comments: 3
  • #1

    Venetta Kist (Wednesday, 01 February 2017 12:21)


    Good information. Lucky me I found your blog by accident (stumbleupon). I have saved it for later!

  • #2

    Ladawn Diep (Thursday, 02 February 2017 18:48)


    Thank you for the good writeup. It in fact was a enjoyment account it. Look complex to more added agreeable from you! However, how could we communicate?

  • #3

    Taneka Bissonette (Friday, 03 February 2017 10:28)


    Have you ever considered writing an e-book or guest authoring on other websites? I have a blog centered on the same ideas you discuss and would really like to have you share some stories/information. I know my visitors would enjoy your work. If you are even remotely interested, feel free to send me an e-mail.